Wettelijk verplichte bewaartijden van uw documenten

Bewaartijden van de verschillende soorten archieven en documenten. 

Gedurende hoeveel jaren moet u facturen, rekeninguittreksels, personeelsregister en meer bijhouden? In de tabellen hieronder vindt u de wettelijke bewaartermijn terug voor uw boekhoudkundige, fiscale en sociale, vennootschapsrechtelijke en juridische archieven.

Boekhoudkundige documenten

Soort documentBewaartermijnAanvang bewaartermijn
Originele boekhoudingsboeken: ongesplitste dagboek, centraal boek en inventarisboek7 jaarVanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting
Bewijsstukken (origineel of afschrift): documenten die dienen als basis voor alle boekhoudkundige verwerkingen. Die kunnen strekken tot bewijs jegens derden.7 jaarVanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting
Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden3 jaarVanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting

Fiscale documenten

Soort documentBewaartermijnAanvang bewaartermijn

Voor inkomstenbelasting: alle boeken en documenten die nodig zijn voor het bepalen van het belastbaar inkomen.
Bv documenten die de rekeningen rechtvaardigen, documenten met betrekking tot kadastraal inkomen, documenten die voor professionele doeleinden zijn opgesteld zoals loondocumenten, sociale zekerheid, contracten, vouchers van bestelling en levering, ontvangstboeken, ondersteunende documenten van welke aard dan ook, elk ander document dat kan worden gebruikt om belastbaar inkomen te bepalen. 


Deze documenten moeten in het originele formaat worden bewaard.

7 jaarVanaf de belastbare periode (fiscaal boekjaar) waarop de documenten betrekking hebben

Voor de BTW: boeken, facturen (inkomend en uitgaand) en andere door BTW vereiste documenten (ondersteunende documenten, investeringstabel).

Documenten moeten in hun oorspronkelijke formaat worden bewaard. Dus als dit elektronische facturen zijn, moet de gebruikte technologie de authenticiteit van de oorsprong en de integriteit van de inhoud van de facturen garanderen.

7 jaarVanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting

Geautomatiseerde systemen: informatiemedia en programma's voor het bekijken van de hierboven te bewaren documenten.

7 jaarVanaf 1 januari volgend op de datum van het opstellen of afleveren

Originele facturen of documenten met betrekking tot intracommunautaire verwervingen van goederen of aankopen in het buitenland.

7 jaarVanaf 1 januari volgend op de datum van het opstellen of afleveren

Originele uittreksels van rekeningen van financiële instellingen, belastingafschriften en ontvangsten, offertes, inventaris, gedetailleerde facturen en leveringsbonnen waarnaar de factuur verwijst.

7 jaarVanaf 1 januari volgend op de datum van het opstellen of afleveren

Sociale documenten

Soort documentBewaartermijnAanvang bewaartermijn

Het personeelsregister en speciale personeelsregisters.

5 jaar

Vanaf de dag van de start van de eerst geregistreerde werknemer

Studentencontracten, professionele overeenkomsten, contracten voor thuiswerk.

5 jaar

Vanaf de startdatum van de werknemer

Kopie van het boekhoudkader voor elke kwartaalaangifte aan het RSZ.

5 jaar

Vanaf de deadline voor het verzenden van de aangifte

ONSS-documenten: DIMONA-kennisgeving van de ONSS, documenten voor werkbijstand.

5 jaar

Vanaf de ontvangst van de aankondiging van DIMONA

Individuele rekening + bijlagen (individuele identificatiebladen, loonstroken, ...)

5 jaar

Vanaf de dag waarop de jaarrekening wordt afgesloten

Medisch dossier (in origineel formaat).

15 jaar

Vanaf de startdatum van de werknemer

Documenten met betrekking tot vervroegde pensionering: verklaringen van aftrekkingen verschuldigd bij vervroegde pensionering, verklaring van bijdragen verschuldigd door de werkgever + bewijsstukken.

3 jaar

Van het verzenden van de verklaring naar de ONP

Werktijden en afwijkingen van de normale werktijden van deeltijdwerkers.

5 jaar

Vanaf de dag dat de persoon start met deeltijds werken in het bedrijf

Werkreglement

Behouden zolang er werknemers in dienst zijn

Fiches van arbeidsongevallen10 jaar of meer

Vanaf de datum van het ongeval en 10 jaar na het vertrek van de werknemer

Vennootschapsrechtelijke documenten

Soort documentBewaartermijnAanvang bewaartermijn

Bedrijfsarchieven, pv's van gewone of buitengewone algemene vergaderingen, verslagen van managers of wettelijke auditors, presentielijsten tijdens vergaderingen, enz.

5 jaar

Gedurende de levensduur van het bedrijf en 5 jaar na de datum van sluiting van de liquidatie

Aandelenregisters, obligaties, winstaandelen, ...

5 jaar

Gedurende de levensduur van het bedrijf en 5 jaar na de datum van sluiting van de liquidatie

Juridische documenten


Soort documentBewaartermijnAanvang bewaartermijn

Documenten met betrekking tot juridische acties: roerend en onroerend acties.

30 jaar

Zolang de actie niet is voorgeschreven en 30 jaar daarna

Documenten met betrekking tot persoonlijke acties.

30 jaar

Zolang de actie niet is voorgeschreven en 30 jaar daarna

Simon Conseil