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Archives Conseil
Archivage de documents confidentiels ou privés 

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Confiez l'archivage de vos documents à un professionnel

Archives-Conseil vous conseille jusque dans les moindres détails pour un archivage sûr et efficace de tous les types de documents. 

Que vos archives soient vivantes, semi-vivantes ou mortes, si vous n’avez plus de place pour les conserver en vos locaux ou si vous n’avez pas de temps à consacrer à la gestion de vos documents, notre service d’archivage/externalisation se tient à votre service. Grâce à nos techniques, vos documents sont stockés physiquement ou numériquement

Nous nous déplaçons pour l’enlèvement de vos documents en Belgique, dans le nord de la France, en Hollande et au Luxembourg.

« C’est à Archives Conseil de s’adapter au client et non au client de changer sa méthode de travail » - Jacques A. Simon fondateur d’Archives Conseil - 

Que vos documents soient vivants, semi-vivant ou morts, ils restent en permanence accessibles. Nous vous proposons plusieurs services :

 Visite en nos locaux pour consultation avec mise à disposition d’une zone de travail ou pour reprise par vos soins.

 Le service de livraison du lundi au vendredi de 6h30 à 18h00 (retour physique ou par « scan »). Pour les retours physiques, 3 délais possibles : 

  • Normal 24h00 ouvrables
  • Urgent 12h00 ouvrables
  • Extrêmement urgent 6h00 ouvrable

Le service comprend toujours la sortie de la boîte ou du document, le placement d’un témoin de sortie physique ainsi que dans le logiciel, la livraison, la reprise après consultation, la remise en stock et le retrait des témoins de sortie.


Un retour physique n’est pas nécessaire ? Digitalisez vos documents ! Nous vous faisons parvenir vos documents en version numérique dans les mêmes délais que cités précédemment.

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8 sites 

de conservation

 8 sites de conservation situés dans Bruxelles et sa périphérie.

Cela vous garantit de conserver vos documents au plus près de vos bureaux. 


 Sites adaptés à la conservation de tous types d’archives, peu importe le contenant.

Boîtes type communales, boîtes type déménageurs, boîtes carrées, avec ou sans couvercle, etc.


 À la pointe de la technologie & tous protégés par un système anti-intrusion. 

Nos centres sont protégés contre les incendies grâce à des détecteurs de fumée, de chaleur, des extincteurs ainsi que des hydrants. Tous nos locaux sont monitorés afin de contrôler le taux d’humidité et la chaleur des pièces. Les structures, les systèmes anti-intrusion et les systèmes anti-incendie sont régulièrement testés et vérifiés par une entreprise externe afin de garantir une objectivité totale. 

Diverses 

méthodes de stockage

 Choix de la méthode de stockage sur palette ou sur étagère.


 Choix des locaux de conservation fermés ou des zones de stockage délimitées et fermées.


 Pas de stock minimum ou maximum pour externaliser vos documents. Si vous n’avez qu’une boîte vous bénéficierez des mêmes services et de la même attention que si vous en avez 1000.  

Divers 

services d'archivage

 Gestion documentaire

 Archivage papier physique

 Archivage numérique

 Gestion et stockage d’archives
 Rangement, classement et tri de documents
 Etc.

Procédure  

d'externalisation bien rodée

 Prise en charge en vos locaux ou dépôt des archives par vos soins dans nos centres logistiques. Dans les 2 cas, nos magasiniers vous délivrent un bon de prise en charge. C’est la première pierre du traçage de votre boîte.


 Réalisation (optionnelle) d’un inventaire du contenu avec retranscription de ce dernier en version Excel. Nous reprenons le contenu exact de la boîte sur une liste qui peut ensuite être convertie en version Excel, facilitant la recherche de documents. Si cette étape est réalisée par vos soins, vous bénéficiez gratuitement d’une mise en route et de conseils de nos spécialistes. Cette étape d’inventorisation est primordiale car elle permettra de retrouver facilement vos documents.


 Apposition d‘un n° d’identification unique sur la boîte. Le n° apposé sur la boîte et repris dans l’inventaire est unique pour chaque boîte. Il se compose en général d’une année, d’un n° de service et d’un n° de pièce. Cette nomenclature est la plus répandue mais notre système étant très flexible, il s’adapte à toute nomenclature qu’elle soit 100% numérique, 100% alphabétique ou un mix alphanumérique. Notre système est à ce point flexible que si vos boîtes possèdent déjà une identification propre à votre entreprise, nous pouvons le suivre et intégrer vos boîtes au stock et ce sans avoir besoin de changer votre système et vos habitudes. De plus, nous apposons sur vos boîtes votre n° de client, unique également.


 Encodage de la boîte dans notre système informatique. Lors de l’entrée en stock nos magasiniers intègrent votre boîte à notre logiciel. Ce logiciel gère notre stock et nous permet à tout moment de connaître le nombre de boîte vous appartenant, si elles sont en stock ou en consultation en vos locaux ou chez un tiers (comptable, succursale, etc.). Ceci est la troisième sécurité du traçage de vos documents.


 Rangement de votre boîte dans la zone de conservation qui est dédiée à votre entreprise. Une fois toutes les étapes franchies, votre boîte rejoint votre espace de conservation. Il est important de noter que nous travaillons avec des« ZSD » c’est-à-dire des « Zones de Stockage Dédiées ». Cela signifie que nous attribuons une zone à votre stock et donc toutes vos boîtes restent conservées ensembles.

Nos autres services

Que votre demande repose sur un enlèvement en « One shot » ou sur base d’un passage régulier, nous sommes à votre disposition.

Expérimentés et compétents, nous effectuons le scanning de tout type de document.

Nos équipes se chargent du démontage et de la destruction de votre matériel informatique.

Simon Conseil