8 sites de conservation situés dans Bruxelles et sa périphérie.
Cela vous garantit de conserver vos documents au plus près de vos bureaux.

Sites adaptés à la conservation de tous types d’archives, peu importe le contenant.
Boîtes type communales, boîtes type déménageurs, boîtes carrées, avec ou sans couvercle, etc.

À la pointe de la technologie & tous protégés par un système anti-intrusion.
Nos centres sont protégés contre les incendies grâce à des détecteurs de fumée, de chaleur, des extincteurs ainsi que des hydrants. Tous nos locaux sont monitorés afin de contrôler le taux d’humidité et la chaleur des pièces. Les structures, les systèmes anti-intrusion et les systèmes anti-incendie sont régulièrement testés et vérifiés par une entreprise externe afin de garantir une objectivité totale.

Choix de la méthode de stockage sur palette ou sur étagère.

Choix des locaux de conservation fermés ou des zones de stockage délimitées.

Pas de stock minimum ou maximum pour externaliser vos documents. Si vous n’avez qu’une boîte vous bénéficierez des mêmes services et de la même attention que si vous en avez 1000.

Gestion documentaire
Archivage papier physique
Archivage numérique
Gestion et stockage d’archives
Rangement, classement et tri de documents
Etc.

Prise en charge en vos locaux ou dépôt des archives par vos soins dans nos centres logistiques. Dans les 2 cas, nos archivistes vous délivrent un bon de prise en charge. C’est la première pierre du traçage de votre boîte.

Réalisation (optionnelle) d’un inventaire du contenu avec retranscription de ce dernier en version Excel. Nous reprenons le contenu exact de la boîte sur une liste qui peut ensuite être convertie en version Excel, facilitant la recherche de documents. Si cette étape est réalisée par vos soins, vous bénéficiez gratuitement d’une mise en route et de conseils de nos spécialistes. Cette étape d’inventorisation est primordiale car elle permettra de retrouver facilement vos documents.

Apposition d‘un n° d’identification unique sur la boîte. Le n° apposé sur la boîte et repris dans l’inventaire est unique pour chaque boîte. Il se compose en général d’une année, d’un n° de service et d’un n° de pièce. Cette nomenclature est la plus répandue mais notre système étant très flexible, il s’adapte à toute nomenclature qu’elle soit 100% numérique, 100% alphabétique ou un mix alphanumérique. Notre système est à ce point flexible que si vos boîtes possèdent déjà une identification propre à votre entreprise, nous pouvons le suivre et intégrer vos boîtes au stock et ce sans avoir besoin de changer votre système et vos habitudes. De plus, nous apposons sur vos boîtes votre n° de client personnel.

Encodage de la boîte dans notre système informatique. Lors de l’entrée en stock nos archivistes intègrent votre boîte à notre logiciel. Ce logiciel gère notre stock et nous permet à tout moment de connaître le nombre de boîte vous appartenant, si elles sont en stock ou en consultation en vos locaux ou chez un tiers (comptable, succursale, etc.). Ceci est la troisième sécurité du traçage de vos documents.

Rangement de votre boîte dans la zone de conservation. Une fois toutes les étapes franchies, votre boîte rejoint votre espace de conservation. Il est important de noter que nous travaillons avec des« ZSD » c’est-à-dire des « Zones de Stockage Dédiées ». Cela signifie que nous attribuons une zone à votre stock et donc toutes vos boîtes restent conservées ensembles.