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Délais légaux de conservation

Combien d’années devez-vous conserver vos factures, extraits de compte financier, registre de personnel, etc. ? Retrouvez dans nos trois tableaux les délais de conservation de vos archives comptables, fiscales et sociales.

Documents comptables

Type de documentDélai de
conservation
Début du délai
de conservation
Livres comptables originaux : journal, livre centralisateur et registre d’inventaire. L’original papier ou électronique doit être conservé.7 ansA partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture
Pièces justificatives (originaux ou copies) pouvant servir de preuve à l’égard de tiers.7 ansA partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture
Documents (original ou copie) qui ne sont pas appelés à faire preuve à l’égard de tiers : ces pièces ne traduisent pas l’existence de relations directes avec des tiers3 ansA partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture

Documents fiscaux

Type de documentDélai de
conservation
Début du délai
de conservation
Pour l’impôt sur les revenus: tous les livres et documents nécessaires à la détermination du revenu imposable: documents justifiant la comptabilité, documents relatifs au revenus cadastral, documents établis à des fins professionnelles (documents de salaires, de sécurité sociale, contrats, bons de commande et de livraison, carnets de reçus, pièces justificatives de toute nature), tout autre document qui peut servir à déterminer les revenus imposables (registre d’actions et d’obligations nominatives, données de la comptabilité analytique, offres et devis,…). Ces documents doivent être conservés en format original.7 ansA partir de la période imposable (exercice fiscal) à laquelle les documents se rapportent
Les systèmes informatisés: les supports d’information et les programmes permettant de consulter les documents devant être conservés énumérés ci-avant.7 ansA partir du 1er janvier de l’année suivant la dernière année au cours de laquelle le système a été utilisé
En matière de TVA : les livres, factures et autres documents exigés par la TVA (pièces justificatives, tableau d’investissement). Les documents doivent être conservés dans leur format original. Donc s’il s’agit de factures électroniques, la technologie utilisée doit garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu des factures.7 ans sauf pour le tableau des investissements qui doivent être conservés 10 ansA partir du 1er janvier qui suit la date de clôture s’il s’agit de livres et leur date s’il s’agit de factures ou d’autres documents
Factures ou documents originaux relatifs aux acquisitions intracommunautaires de biens ou aux achats effectués à l’étranger.7 ansA partir du 1er janvier qui suit la date de rédaction ou de délivrance
Originaux des extraits de comptes des institutions financières, les décomptes fiscaux et quittances, le devis, l’inventaire, les factures détaillées et les bons de livraisons auxquels la facture fait référence.7 ansA partir du 1er janvier qui suit la date de rédaction ou de délivrance

Documents sociaux

Type de documentDélai de
conservation
Début du délai
de conservation
Le registre du personnel et les registres spéciaux du personnel.5 ansA partir du jour de la date de sortie du dernier travailleur inscrit
Les contrats étudiants, les conventions d’immersion professionnelle, les contrats de travail à domicile.5 ansA compter de la date de départ du travailleur
Exemplaire du cadre comptable de chaque déclaration trimestrielle à l’ONSS.5 ansA partir de la date limite d’envoi de la déclaration
Documents ONSS: avis DIMONA de l’ONSS, documents d’aide à l’emploi.5 ansA partir de la réception de l’avis DIMONA
Compte individuel + annexes (fiches individuelles d’identification, feuilles de paies,…)5 ansA partir du jour de la clôture annuelle du compte
Dossier médical (en format original).15 ansA compter de la date de départ du travailleur
Documents relatifs à la prépension: déclarations des retenues dues sur la prépension, déclaration de cotisations à charge de l’employeur + pièces justificatives.3 ansA partir de l’envoi du relevé à l’ONP
Horaires de travail ainsi que les dérogations à l’horaire normal des travailleurs à temps partiel.5 ansA partir du jour où la « victime » a cessé de travailler dans l’entreprise
Règlement de travailConservation tant qu’il y a des travailleurs en service
Fiches d’accident10 ans au moinsA partir de la date de l’accident et 10 ans après de départ du travailleur

Documents en matière de droits des sociétés

Type de documentDélai de
conservation
Début du délai
de conservation
Les archives de la société, les pv des assemblées générales ordinaires ou extraordinaires, les rapports des gérants ou des commissaires, les listes de présence aux réunions,…5 ansPendant toute la durée de la société et 5 ans après la date de la clôture de la liquidation
Les registres d’actions, obligations, parts bénéficiaires,…5 ansPendant toute la durée de la société et 5 ans après la date de la clôture de la liquidation

Actions en justice

Type de documentDélai de
conservation
Début du délai
de conservation
Les documents relatifs aux actions en justice: actions réelles (mobilières et immobilières).30 ansTant que l’action n’est pas prescrite et 30 ans au-delà
Documents relatifs aux actions personnelles.10 ansTant que l’action n’est pas prescrite et 30 ans au-delà

Simon Conseil